mercoledì 28 settembre 2016

Top Manager, Relazioni Sociali e Crescita Aziendale

Confesso che mi hanno sempre incuriosito quei "business men" capaci di mille relazioni. Quelli che salutano un po' tutti al golf club o al tennis club, che lanciano frasi del tipo "ehilà, ci vediamo..." oppure "ciao carissimo come stai?...", tutto questo senza fermarsi e continuando a camminare sorridendo. Insomma, i professionisti della relazione a misura di superficialità, quelli che, sparando a caso nel gruppo, riescono a intrattenere rapporti con una quantità smisurata di persone che conoscono appena. Un mondo in via d'estinzione, non perché i soggetti siano spariti (anzi..), ma perché l'efficacia di un simile sistema è ormai agonizzante. Oggi, nel mondo degli affari, la credibilità non passa più dall'abbronzatura. E' necessario avere solide basi professionali. Tutti noi siamo diventati più esigenti e "spietati". Giudichiamo e misuriamo i nostri interlocutori con molta attenzione e scrupolo. Imprenditori, manager e professionisti stanno imparando a proprie spese che "l'amico del club", quando deve fare una scelta che incide sulle sue economie, pretende garanzie di professionalità e preparazione e che "la complicità" non va oltre lo spogliatoio dello stesso club. Oggi il Networking è un'attività che richiede metodo e che si sviluppa in tutte le possibili situazioni di incontro e/o confronto sociale. Networking significa costruire relazioni solide e mantenerle nel tempo. Si tratta di una combinazione di arte e scienza. La parte "artistica" attiene alla capacità di intrattenere relazioni empatiche e profonde. Riguarda la nostra possibilità di entrare in contatto con "l'altro" ed è artistica nella misura in cui siamo capaci di creatività relazionale. La parte scientifica riguarda le nostre conoscenze culturali e professionali e l'approccio metodico alla relazione con gli altri. Dobbiamo sviluppare un'attitudine controllata e razionale nei rapporti sociali, non trascurando mai i dettagli che ci avvicinano al resto del mondo, Direi che c'è anche una componente di ricerca e di sperimentazione pratica. E' bene ricordare che mi sto riferendo a relazioni finalizzate alla crescita dei propri affari, quindi è abbastanza naturale una certa mancanza di spontaneità. Questo non è certo un modello da applicare con i propri familiari. Il Networking si sviluppa lungo tre direttrici principali:
  1. Networking Formale 
    Si tratta delle relazioni che si instaurano in occasione di convegni, meeting, seminari ecc. Contrariamente a quel che si possa pensare, è la situazione più complessa. Infatti, non è semplice distribuire i propri biglietti da visita in contesti nei quali ci si è presentati perché interessati al tema in oggetto (cosa solo raramente vera).
  2. Networking Informale
    Sono le normali relazioni quotidiane, le situazioni nelle quali abbiamo modo di conoscere persone nuove o di approfondire la conoscenza di persone che frequentiamo di vista.
  3. Social Media Networking
    Ovviamente, si parla di Facebook, Linkedin, Twitter, etc. Questa è un'area tutt'altro che banale ed esistono esperti che hanno raggiunto competenze superspecialistiche.

Questi sono i tre momenti fondamentali per distribuire al mondo il miglior volantino che possiate concepire: voi stessi. Certo esiste un problema, la gente non ha troppo tempo per stare ad ascoltare voi e la presentazione della vostra attività. Se state parlando di calcio o del tempo, diventa difficile "buttare" lì l'informazione che vendete scaldabagni (o qualsiasi altra cosa). Quindi, l'unica possibilità che avete è quella di far parlare gli altri. Sì, è esattamente così. Se volete trovare il tempo per far scivolare informazioni sulla vostra attività, dovete portare l'interlocutore ad esporsi parlando di sé. Nel caso di un'occasione di Networking formale, nella pausa caffè, aggregatevi ad uno dei crocchi che si creano in "zona coffee" o buffet (non si sbaglia mai) e, sorridendo, ascoltate di cosa parlano e che argomenti hanno attirato la loro attenzione.  
Quando decidete d'intervenire, vi scusate per l'intromissione e, sorridendo al mondo, vi presentate e dite la vostra sommessamente. Nel caso di Networking informale, fate domande, sempre. Se il vostro vicino di box lo salutate a stento la mattina, quando il buon umore l'avete lasciato sul comodino al risveglio, trovate il modo di salutarlo in modo più amichevole. Fategli notare che vi incontrate ogni giorno e sapete così poco l'uno dell'altro. La mattina dopo, probabilmente, potreste trovarvi a parlare di cosa fate nella vita e, in capo ad un paio di settimane potreste prendere il caffè insieme. Può darsi che non diventi vostro cliente, ma certamente vi sentirete meglio come persone. Sui social gli esempi si sprecano. L'unico consiglio che desidero dare è: ricordatevi sempre che quel che si scrive resta! Non fate i romantici su Facebook con foto di tramonti e poi cliccate "mi piace" all'annientamento fisico di una qualsiasi categoria di persone. Cercate sempre di essere professionali, questo, naturalmente, se decidete che la vostra comunicazione debba essere dedicata al Networking. Vorrei tornare alla dimensione "tempo", ossia alla necessità di concepire una presentazione della vostra attività che possa essere enunciata in pochi secondi. Gli americani la definiscono "elevator pitch", ossia una presentazione che potreste fare nel lasso di tempo che impiega un ascensore a raggiungere il piano selezionato. Il consiglio è di dedicare risorse alla cosa, anche perché sarà lo spot che potrete usare in qualsiasi situazione. Questi gli elementi su cui lavorare:
  1. Semplicità, chiarezza e sintesi
  2. Cosa vi rende unici rispetto alla concorrenza
  3. Immaginatevi nei panni di chi ascolta
  4. Più di una soluzione "di stile comunicativo" in base alle situazioni e ai luoghi
  5. Identificazione di tutte le possibili obiezioni e preparazione delle relative risposte
Una volta preparato il vostro "elevator pitch", col tempo imparerete a utilizzarlo sempre meglio e con crescente disinvoltura. Vorrei chiudere con alcune precisazioni fondamentali:
  • Se non date seguito alle relazioni che avete instaurato, avete solo perso tempo. I rapporti vanno coltivati e fatti crescere. La vostra credibilità personale condiziona il giudizio sulla vostra credibilità come manager e imprenditori, 
  • Chiedetevi sempre cosa potete fare per gli altri. Rendersi utili e mettere al servizio delle persone le proprie competenze è il miglior modo per farsi apprezzare e conoscere. Non siate meschini nel voler sempre "monetizzare" il vostro apporto. Un'intelligente generosità produce moltissimo e ci rende migliori.
  • Siate voi stessi. Siate unici. Non cercate il consenso uniformandovi alla massa, piuttosto
    marcate le vostre differenze. Le vostre caratteristiche sono le vostre e su quelle dovete lavorare. Vi si ricorderà per quel che vi rende unici. Staccatevi dal gregge e camminate da soli. Se proprio non ci riuscite, perché amate agire in gruppo, almeno siate la pecora nera.
  • Siate di parola. Se promettete qualcosa, fatela. Noi tutti ci ricordiamo di chi ha tradito le nostre aspettative. Cercate di non finire nella cartella "spam" delle relazioni sociali.

lunedì 19 settembre 2016

Basta con il mito del manager eroe!

I tempi del leader eroico sono finiti. Caricarsi sulle spalle le aziende, i loro problemi e le persone che le compongono è un'operazione inverosimile e, pertanto, disperata e dannosa. E' un'attitudine che in passato ha appagato l'ego di molti manager e imprenditori, spesso a spese delle aziende che dirigevano. Nel 2010 R. Scott Rodin ha pubblicato un libro ("The Steward Leader: Transforming People, Organizations and Communities"), nel quale, pur mescolando teologia e business, ha ridisegnato  i nuovi paradigmi della leadership aziendale. La leadership è diventata servizio, ovvero focalizzazione sugli altri per la loro valorizzazione. Il leader non può e non deve limitarsi a rispondere per sé, ma deve essere misurato per i risultati che l'organizzazione che guida è in grado di portare. Viversi e farsi vivere come indispensabili indebolisce le capacità di chi ci circonda e, quindi, indebolisce la struttura che vogliamo portare al successo. Frasi del tipo "ok, ho capito, ci devo pensare io!" oppure "ci penso e poi vi faccio sapere" azzerano in un secondo qualsiasi possibilità per i componenti del team di "scavare" tra i loro pensieri per concepire soluzioni alternative. Quindi, la parola magica è servizio e il primo passo è la (ri)distribuzione del potere a tutti i livelli. Molti executives e imprenditori avvertono un senso d'impoverimento e di perdita di prestigio, anzi, hanno la netta sensazione di "essere tagliati fuori" dalle dinamiche aziendali e diventano più insicuri e instabili. Eppure, è vero proprio il contrario. Incontrando i propri collaboratori e ascoltando i loro problemi, si diventa le loro insostituibili guide. Offrire la propria collaborazione significa essere al loro fianco proprio quando devono realizzare i loro risultati. Ecco l'idea di servizio (Steward Leadership), guidare gli altri ed essere decisivi per il loro successo. Certo, questo modello di leadership richiede alcune qualità e di seguito le vediamo.
  1. Padronanza di se stessi. La leadership di servizio richiede grande sicurezza nei propri mezzi professionali e personali. Se si è insicuri delle proprie competenze o malcerti sulle proprie attitudini è bene cominciare a lavorare prima su se stessi.
  2. Una forte vision personale. Chiarezza sulla visione complessiva degli obiettivi di medio lungo termine personali e aziendali. 
  3. Mentoring. Bisogna abituarsi a dedicare grande attenzione alle necessità degli altri e lavorare per la loro crescita personale e professionale.
  4. Dare valore alla diversità. Il concetto di diversità è molto generico, in questa sede mi riferisco alla diversità antropologica e culturale. Aprirsi alla diversità consente un arricchimento delle prospettive e, conseguentemente, un assortimento di soluzioni possibili molto più ampio.
  5. Coraggio. La leadership di servizio richiede coraggio e propensione al rischio. Ampliare le proprie capacità ricettive può significare esplorare soluzioni meno collaudate e confortevoli.
  6. Portare risultati. E' bene non dimenticare che, comunque, stiamo parlando di leadership aziendale. Quindi, il leader di servizio guida e sostiene i propri collaboratori nella direzione dei risultati attesi. L'aspetto del servizio si inserisce nel valorizzare al massimo i singoli apporti, limitandosi ad auto attribuirsi il merito di aver sostenuto e aiutato gli attori del successo. Al contrario, in caso d'insuccesso, un leader di servizio tende a includersi e ad includere tutti nella rivisitazione delle modalità strategiche ed operative dell'azienda. 
Per riprendere il tema iniziale, c'è molto più eroismo nel modificare la propria prospettiva complessiva, che nel continuare a ripetere "se non ci fossi io....". Quindi, chiuderei con: "caro Superman bye bye!"

sabato 10 settembre 2016

Alla radice dell'idea di Business Process

Che cosa differenzia una serie di azioni da un processo? La necessaria, anche se non costante, ripetitività. In azienda, quando una serie di azioni sono indispensabili per il nostro business, e si ripetono nel tempo, diventano processi. Spesso potete distinguere l'esistenza di un processo (fuori controllo) dagli esiti negativi che produce. Per esempio: non riuscite mai a completare un ordine in tempo, i costi salgono "inspiegabilmente", i vostri collaboratori sono molto stressati, ecc.. Dunque, l'azienda è attraversata da una serie di comportamenti che richiedono una razionalizzazione, ma ci sono anche comportamenti che, pur se ripetitivi, non sono definiti processi, quindi? Come facciamo a capire quali serie di azioni devono essere definite processi? E poi, come le differenziamo dalle altre serie di azioni? Per risolvere il primo quesito dobbiamo mappare la nostra attività e per mapparla dobbiamo scomporla in sezioni razionali che definiscano le macro attività decisionali e operative che caratterizzano il nostro business. Poi, con successive analisi, le macro attività devono essere scomposte nelle loro componenti minori, sino ad arrivare ad una mappatura "molecolare" della nostra attività. Una volta mappata la nostra attività, quelle serie di azioni che riteniamo fondamentali per l'esistenza e il successo del nostro business sono processi e, per distinguerli dalle altre attività, li formalizzeremo differenziandoli dagli altri processi (rispondendo al secondo quesito). La formalizzazione di un processo è la definizione scritta del suo obiettivo, dei passaggi che lo definiscono, dei ruoli o delle competenze coinvolte e dei livelli d'interazione con altri processi. Tutte le altre azioni che si svolgono in azienda, se non sono identificate come essenziali alla vita della stessa, non sono processi e, quindi, non necessitano di formalizzazione. La distinzione non è sempre semplice e, spesso, la messa a punto di una corretta mappatura dei processi aziendali è un'attività (anzi un processo) che accompagna per sempre l'azienda. Affidarsi all'abitudine consolidata a certi comportamenti e pensare che gli automatismi funzioneranno sempre e saranno sempre sotto controllo è un'ingenuità che può risultare fatale. Il miglioramento dei processi (Business Process Improvement) evita problemi quali:
  • Mal contento dei clienti per la scarsa qualità dei prodotti e/o dei servizi
  • Collaboratori frustrati e stanchi
  • Lavori ripetuti o addirittura saltati
  • Incremento dei costi
  • Dispersione delle risorse produttive
  • Colli di bottiglia operativi e conseguenti ritardi produttivi e di consegna.
Ora che ci siamo convinti, che dobbiamo fare? Come si diceva all'inizio, per prima cosa dobbiamo mappare i processi e per farlo dobbiamo scegliere un metodo. Il più semplice è quello di ricorrere ad una flowchart, ossia una serie di forme geometriche collegate da frecce con all'interno descritto lo specifico passaggio del processo. Caratteristiche della descrizione di un processo sono:
  1. La sua chiarezza inequivocabile
  2. La standardizzazione
  3. La comunicabilità
  4. La misurabilità della sua efficienza (rapporto output-risorse) e efficacia (qualità-quantità dell'output).
In chiusura vorrei citare le policies e le procedure. Le prime stanno a monte di tutto e ispirano l'intero sistema aziendale, rappresentando i riferimenti generali di comportamento. Le seconde sono l'atomizzazione ulteriore dei processi e possono essere ulteriormente declinate in istruzioni. Quel che però conta è che una corretta analisi dei processi è la chiave per una conoscenza dettagliata e consapevole della propria attività e, quindi, l'unico strumento valido di rettifica e miglioramento delle proprie performance.